Onko tullut ikinä mietittyä, missä se hakemus siellä työttömyyskassassa liikkuu? Meneekö se suoraan kirjekuoressa etuuskäsittelijälle? Vai kierteleekö se pitkänkin matkan ensin? No tässä tulee vastaus:

Ensinnäkin Suomen suurin työttömyyskassa on keskittänyt kaiken toimintansa Loimaalle ja täällä Loimaalla hoidamme eri ryhmissä keskitetysti eri asiat. Hakemuksen reitti alkaa Sipasta (sisäinen palvelu), jonne postin käsittely on keskitetty.

Yllä on esimerkkikuva saapuneesta postista. Noita laatikoita on kiireisimpinä aikoina tullut jopa yhdeksän kappaletta, siinä sitä riitti tekemistä.

Ensiksi posti avataan ja lajitellaan. Seuraava vaihe on postin skannaaminen. Tässä kuva tehoskannerista, mikä parhaillaan skannaa papereista kuvat tietokoneelle:

Noin. Skanneri on "vienyt" paperit tietokoneelle, eli paperiversiot menevät seuraavaksi arkistoon. Tietokoneelle skannatut paperit, kuten päivärahahakemukset pitäisi seuraavaksi saada lähtemään käsittelijöille, ja tämä tapahtuu indeksoimalla.

Indeksointi on mielestäni aika yksitoikkoista hommaa, mutta onneksi suurimmaksi osaksi sen tekee fiksu ohjelma. Ohjelma siis lukee sivujen tyypit (päivärahahakemus/palkkatodistus jne.) ja sen kenelle päivärahanhakijalle mikäkin asiakirja kuuluu. Ne sivut, joita ohjelma ei osaa tulkita, indeksoidaan manuaalisesti ja sitten käsittelijä näkeekin omalla työpisteellään uuden dokumentin.

Tällaisen "paperittoman toimiston" yksi etu on se, että olemme voineet keskittää päivärahaneuvonnan puhelinpalveluun, koska kaikki tiedot voi etsiä jokaiselta toimiston tietokoneelta.  Toinen tärkeä etu on, etteivät paperit pääse vahingoittumaan tai hukkumaan minnekään. Kehitettävääkin toki löytyy, kuten saapuneen faxin saaminen heti kaikkien näkyville.

Summa Summarum: Kirjekuoret avataan kirjekuorileikkurilla, paperit selataan läpi ja lajitellaan, skannataan koneelle ja lopuksi indeksoidaan.

No, oliko päivärahahakemuksen matka sellainen kuin olit kuvitellut vai täysin erilainen? Heräsikö jotain kysyttävää?

Ps. Sähköistä asiointia käyttämällä nämä kaikki vaiheet jäävät usein väliin. Sähköiset hakemukset matkaavat saman tien käsittelijän työjonoon ja näin käsittely on hieman nopeampaa (ja vihreämpää  ;).